Wie oft kommt dir der Gedanke, dein Tag müsste mehr als 24 Stunden haben? Wir alle wissen natürlich, dass die Tage durch unseren Wunsch nicht länger werden und wir nicht mehr Zeit geschenkt bekommen. Daher ist es so wichtig, die Stunden, die wir zur Verfügung haben möglichst optimal zu planen und zu nutzen. Um euch Anregungen zu geben, wie das funktionieren kann, gebe ich euch heute einen kurzen Überblick über die beliebtesten Zeitmanagementmethoden.

Zuvor stellt sich die Frage, was Zeitmanagement denn eigentlich ist.

Darunter versteht man Methoden des Selbstmanagements, die dazu führen sollen, in der zur Verfügung stehenden Zeit alle wirklich wichtigen Aufgaben erledigen zu können. Hierbei kommt es vor allem auf Planung, Priorisierung und Delegieren der Aufgaben an. Die verschiedenen Methoden setzen dabei unterschiedliche Schwerpunkte, wie ihr gleich sehen werdet.

Die ALPEN-Methode
Eine Zeitmanagementtechnik zur Tagesplanung ist die ALPEN-Methode, welche fünf aufeinander folgende Schritte umfasst. Als Erstes werden Aufgaben, Aktivitäten und Termine notiert. Dann wird die voraussichtliche Länge zur Erledigung jeder Aufgabe möglichst realistisch und nicht zu knapp geschätzt. Im dritten Schritt werden Pufferzeiten ohne geplante Aktivitäten aufgenommen. Danach müssen Entscheidungen für Prioritäten getroffen werden. Im letzten Schritt findet eine Nachkontrolle statt, durch die Fehlplanungen korrigiert, die Zeitplanung verbessert und unerledigte Aufgaben in die Planung des nächsten Tages übertragen werden. Eine ausführlichere Beschreibung der Methode findest du hier.

Die ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist eine Methode zur Priorisierung, bei der Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt werden. Unter Kategorie A fallen alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Unter B alle, die relativ wichtig und dringend sind. Kategorie C beinhaltet weniger wichtige Aufgaben. Alle A-Aufgaben sollten zuerst, anschließend die B-Aufgaben abgearbeitet werden. Falls möglich, sollten B-Aufgaben delegiert werden und es sollte immer wieder überprüft werden, ob sie sich zu A-Aufgaben entwickelt haben. C-Aufgaben sollten zuletzt rasch und effizient erledigt werden. Mehr dazu kannst du hier nachlesen.

Die Eisenhower-Methode
Die Eisenhower-Methode dient ebenfalls dazu Prioritäten zu setzen. Sie wurde ursprünglich von US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt. Aufgaben werden in vier Quadrate nach den Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend eingeteilt. Aufgaben, die dringend und wichtig sind, sollten sofort selbst erledigt werden. Wichtige, nicht dringend Aufgaben sollten in die eigene Zeitplanung aufgenommen und zu gegebener Zeit persönlich erledigt werden. Dringende, nicht wichtige Aufgaben sollten möglichst anderen übertragen werden. Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, kommen in den Papierkorb. Hier gibt es eine ausführliche Beschreibung dieser Methode.

Die Methode des „Getting Things Done“ (GTD)
Eine umfassende Zeitmanagementtechnik ist die Methode des „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen. Hier werden Termine und Aufgaben getrennt voneinander festgehalten. Die Methode beinhaltet fünf wesentliche Schritte, wobei der erste das fortlaufende Sammeln aller Aufgaben und Projekte in einer Eingangsliste, z.B. einem Notizbuch ist. Im nächsten Schritt wird darüber entschieden, ob die Aufgabe entsorgt oder weiterverfolgt wird. Im zweiten Fall wird die für die Aufgabe benötigte Zeit eingeschätzt. Aufgaben, für die man weniger als zwei Minuten braucht, sollten sofort erledigt werden. Im dritten Schritt werden die übrigen Aufgaben organisiert. Zeitlich feststehende Termine werden in den Terminkalender, Aufgaben ohne Bezug zu festen Terminen dagegen in eine Todo-Liste eingetragen. Als nächstes erfolgt eine Benennung der Projekte, denn alle aus mehreren Tätigkeiten bestehenden Aufgaben werden als Projekte behandelt. Der vierte Schritt beinhaltet das Durchsehen der Listen und zwar so oft wie notwendig, um zu wissen, was als Nächstes zu tun ist. Wöchentlich sollten Kalender und Listen zudem überprüft werden, damit sie aktuell bleiben. Der letzte Schritt ist das Erledigen der richtigen Aufgaben mithilfe des Systems. Falls du dich mehr für die GTD-Methode interessierst, findest du hier sehr ausführliche Informationen und Tipps.

Es gibt auch noch verschiedene Abwandlungen und Mischformen der dargestellten Methoden. Ich persönlich nutze keine Technik in ihrer Reinform. Zu erklären, wie ich mein Zeitmanagement organisiere würde diesen Beitrag sprengen und ist Stoff für einen meiner nächsten Artikel…

Mich würde aber interessieren welche Zeitmanagementmethoden du schon ausprobiert hast. Welche Erfahrungen hast du damit gemacht?

Finde deine Balance!